この記事では、Excelに頼った従来の原価管理の限界と、クラウド化がもたらす革新的なメリットを解説します。
目次
1. 「Excelでの原価管理」は限界？
手作業による入力ミスと計算の不正確さ
Excelでの原価管理は、資材費や労務費、外注費といった様々なデータを手作業で入力・集計することから始まります。手作業は入力ミスや計算の不正確さを招きやすく、正確な原価を把握するのが困難でした。複数のプロジェクトを同時に管理する場合、データの整合性を保つのが難しく、最終的に正確な利益が見えないという問題が発生します。
リアルタイムな情報共有ができず、経営判断が遅れる
データは、特定のPCや担当者に紐づいていることが多く、現場や外出先からリアルタイムで状況を確認することができません。最新のデータが共有されるまでにタイムラグが生じるため、経営層や現場監督は最新の原価状況を把握できず、迅速な経営判断や適切な是正措置が遅れてしまいます。
データが属人化し、ノウハウが共有できない
シートの作成方法や関数の使い方などが特定の担当者しかわからない「属人化」を引き起こしがちです。担当者の不在時に業務が滞ったり、長年培われた原価管理のノウハウが組織全体で共有されなかったりする問題が発生します。ノウハウが属人化してしまうと、若手への技術継承も難しくなり、組織全体の原価管理能力が向上しません。
2024年問題、人手不足が突きつける業務効率化の必要性
手作業による集計や報告書の作成は、多くの時間を要し、担当者の業務負担を増大させます。限られた労働時間の中で、より多くの業務をこなすためには、原価管理業務の自動化・効率化が必須となります。
複雑なプロジェクト管理に対応できない
複雑なプロジェクト管理に柔軟に対応するのが難しく、シートが膨大になり、管理が破綻してしまうリスクがあります。プロジェクト全体を俯瞰し、各工程の原価を正確に把握するためには、より高度で体系的な管理システムが求められます。
2. クラウド型原価管理システムがもたらす革新的なメリット
リアルタイムでの原価状況把握と利益の可視化
資材の発注や労務費の入力がされた時点で、原価状況をリアルタイムで更新されます。経営者や現場監督は、PCやスマートフォンからいつでも最新の原価状況を確認でき、利益がどれくらい出ているかを見える化できます。問題が発生した際に迅速に是正措置を講じることができ、赤字を未然に防ぐことが可能になります。
現場と事務所間の情報共有の円滑化
インターネット環境があればどこからでもアクセス可能です。現場監督がスマートフォンから資材の発注や労務費の入力をすれば、そのデータは即座に事務所の経理担当者に共有されます。電話やFAX、メールでのやり取りにかかる手間が減り、情報共有のタイムラグがなくなります。現場と事務所間の連携が強化されることで、業務効率が格段に向上します。
自動化による事務作業の削減と業務負担軽減
多くの事務作業を自動化します。例えば、協力会社からの請求書データをシステムに連携させれば、支払管理や原価への反映が自動で行われます。また、原価の集計や報告書作成もシステムが自動で行うため、手作業による手間が大幅に削減されます。経理担当者や現場監督の業務負担が軽減され、より生産的な業務に時間を充てられるようになります。
蓄積されたデータ活用による経営改善
蓄積された過去の原価データは、企業の重要な資産となります。データを分析することで、どのような工事で利益が出やすいか、どの工程でコスト超過が起こりやすいかといった傾向を把握できます。この分析結果は、次期プロジェクトの実行予算策定や、発注者への価格交渉、協力会社との契約条件見直しなど、様々な経営改善に活用できます。
どこからでもアクセス可能な柔軟な働き方
PCだけでなくスマートフォンやタブレットからもアクセス可能です。現場監督は現場で直接原価情報の入力や確認ができるようになり、事務所に戻ってからの事務作業が不要になります。また、経営者も出張先からリアルタイムで原価状況を把握できるため、より柔軟な働き方が実現します。
3. 利益を最大化する！クラウド型原価管理の活用術
BIM/CIM連携による資材数量の自動算出
BIM/CIMのような3次元データと連携する原価管理システムを導入すれば、設計モデルから必要な資材の数量や種類を自動で算出できます。これにより、積算業務が飛躍的に効率化し、手作業による数量計算のミスをなくすことができます。正確な資材数量を把握することで、資材の過剰発注を防ぎ、コスト削減に繋がります。
実行予算と実績のリアルタイム比較
設定された実行予算と、リアルタイムで入力される実績データを自動で比較します。どの工事で予算超過が発生しているかを即座に把握し、問題が大きくなる前に対応できます。また、各工程の進捗と原価を連動させて管理することで、プロジェクト全体の利益状況を常に見える化でき、最適な意思決定を支援します。
協力会社への支払管理とコストの見える化
建設現場では、多くの協力会社が関わり、その支払管理が煩雑になりがちです。クラウド型原価管理システムは、協力会社からの請求書や作業報告書をデジタルで管理し、支払状況を一覧で確認できます。支払漏れや二重払いを防ぐだけでなく、どの協力会社にどれくらいのコストがかかっているかを見える化できます。より良い協力会社を選定したり、価格交渉を行ったりする際の重要なデータとなります。
4. 原価管理DXが拓く、建設業の持続可能な経営
原価管理のデジタル化は、企業の収益性を高めるだけでなく、建設業の持続可能な経営を実現するための重要な基盤となります。
データ駆動型経営による競争力強化
クラウド型原価管理システムに蓄積されたデータは、企業の重要な資産となります。これらのデータを分析することで、どのような工事で利益が出やすいか、どの工程でコスト超過が起こりやすいかといった傾向を把握できます。この分析結果は、次期プロジェクトの実行予算策定や、発注者への価格交渉、協力会社との契約条件見直しなど、様々な経営改善に活用できます。
労働環境の改善と働き方改革への貢献
原価管理業務の自動化・効率化は、現場監督や経理担当者の業務負担を軽減し、労働時間を短縮します。2024年問題に対応できる柔軟な働き方を実現できます。また、業務が効率化されれば、従業員はより創造的な仕事に時間を充てられるようになり、ワークライフバランスの向上にも繋がります。
企業の信頼性向上とコンプライアンス強化
クラウド型原価管理システムは、原価データを正確かつ透明に管理するため、発注者や金融機関からの信頼を高めます。また、支払管理や税務処理の適正化は、企業のコンプライアンスを強化し、経営の健全性を保つことにも繋がります。企業が長期的に安定して成長するための強固な基盤となります。
